Laten we erkennen dat vergaderingen zelf een belangrijke investering zijn. Want we halen mensen uit hun functie en creëren loonkosten. Als je advies wilt, wees dan duidelijk over wat je van hen wilt. Anders zal de output minimaal zijn en de efficiëntie eronder lijden, wat kan worden afgeschreven.
Bereid van tevoren voor:
– Recorder: iemand met de nodige technische kennis maar niet direct betrokken bij de vergadering.
– Planning: tijdsindeling voor de vergadering, doelstellingen, zaken die opgelost moeten worden, begin en einde, pauzes…
– Wie aanwezig is: als ze niet aanwezig hoeven te zijn, moeten ze niet aanwezig zijn.
– Wanneer: houd rekening met de werkbelasting van de deelnemers en geef duidelijke mijlpalen: begin, pauze, einde…
– Waar: dit kan lastig zijn, maar een vergaderruimte zonder opvallende decoratie, meubilair, passende verlichting en temperatuurdetails is optimaal. Vermijd afleiding.
– Eventuele verfrissingen moeten tijdens de pauzes worden verstrekt. Anders onderbreekt het de vergadering en vernietigt het praktisch de focus van mensen op hun werk
– Hoe doe je het: brainstorm in groepen, brainstorm over verschillende onderwerpen tegelijkertijd, zit de vergadering voor, ga niet van het onderwerp af, scheld niet uit, iedereen drukt zich uit. …
– De vergadering evalueren: maar de evaluatie mag niet te lang duren, 10 minuten is de limiet.
Werken met mensen
Vergaderingen zijn complexe mechanismen waarbij alle deelnemers op elkaar reageren. Als je de discussie in de juiste richting kunt sturen,terwijl je je autoriteit behoudt en anderen niet in verlegenheid brengt met slechte meningen,kun je de waardering van je ondergeschikten krijgen,
en kan de vergadering een effectief hulpmiddel zijn om iedereen samen te laten werken aan een gemeenschappelijk doel.
